Hoi, leuk dat je deze blog leest! Één van mijn grootste passies is productiviteit en ik lees ook superveel productiviteitsboeken. Maar niet alleen dat. Ik pas ook toe wat ik lees en wat ik leer, en dat maakt mij inmiddels een heel erg productief persoon, als ik dat  van mezelf mag zeggen. Dus als je de mensen om me heen zou vragen: wie is de meest productief persoon die je kent, dan ben ik het wel. Ik krijg dagelijks mijn planning af, ik zet elke dag een stapje dichter bij me doel en ik ervaar ook rust, omdat ik niet in de avonden en niet in het weekend werk. Wil jij ook meer gedaan krijgen op een dag en wil je ook meer rust ervaren en super productief worden? Lees dan deze blog verder, want ik ga zo meteen mijn tien geheimen onthullen, waardoor het mij lukt om zo productief te zijn. Ik werk namelijk drieënhalve dag in de week en ik doe onwijs veel, maar omdat ik zo productief werk, doe ik het werk wat normaal gesproken in 40 uur kan. Nou, wil jij dit ook, dan ga ik je nu mijn geheimen vertellen. 

Geheim één

Ik sta elke dag om vijf uur op, ik vind het heerlijk, ik ben een ochtendmens, maar ook als je geen ochtendmens bent, kan je hier heel veel uithalen. Elke dag tussen vijf en zeven heb ik een moment voor mijzelf en soms gebruik ik dit als me-time, dan ga ik een boek lezen en dan ga ik een cursus volgen. Ga ik gewoon lekker chillen en soms ga ik ook gewoon werken aan werkprojecten of ga ik nadenken over dingen voor werk voor later, dus meer als strategie. Doordat ik van vijf tot zeven werk, heb ik twee uur lang extra tijd op een dag waarbij ik niet gestoord wordt, waarbij ik niet afgeleid wordt, want er is toch helemaal niemand online. Je ontvangt dus geen apjes en mailtjes en dingen die je afleiden. Ik vind de energie van de ochtend ook echt superfijn het is nog super stil, er is niemand buiten, geen afleiding dus, en ik voel dat ik ook nog niet zoveel prikkels van buiten heb, waardoor ik nog helemaal fris en fruitig ben. Ik heb heel veel doorzettingsvermogen omdat ik nog niet zoveel keuzes heb hoeven maken en dat maakt voor mij de ochtend altijd zo ontzettend fijn. Nou een nieuwe routine aanleren zoals vroeger op staan, dat duurt natuurlijk wel eventjes maar als je dat eenmaal in je systeem hebt en daarvan kan genieten, ga je dit ook erg waarderen. Als je het lastig vindt, zet dan je wekker elk keer een kwartiertje of een halfuurtje vroeger, zodat je een moment vindt wat voor jou fijn is om op te staan. Reken eerst eventjes uit hoeveel er slaap je echt nodig hebt en bepaalt dan ook hoe laat je naar bed moet, want het is natuurlijk niet de bedoeling dat je hierdoor minder slaap gaat krijgen, maar wel meer aan je dag gaat hebben, omdat je wakker bent op een moment waarbij je onwijs wil kan creëren zonder afgeleid te worden. Ik vind het echt Magic. En andere keren gebruik ik trouwens ook deze ochtenden om lekker te schrijven in m'n dagboek, zodat ik alles wat in m'n hoofd zit en al mijn gevoelens eventjes lekker op papier kan zetten voordat ik aan de dag start. 

Geheim twee

Ik check mijn wil niet de hele dag. Mijn inbox staat niet de hele dag open. Ik zet deze bewust uit en op een paar momenten op een dag zet ik deze aan om te kijken of er iets is waar ik op moet reageren, en daarna zet ik hem weer uit. In het verleden was dit wel anders, want toen had ik altijd mijn inbox openstaan. Ik werd door elk mailtje en piepje afgeleid, terwijl ik met een taak bezig was. Maar los daarvan werd ik dus ook afgeleid door de inhoud van de mail en ging ik daar actie op ondernemen. Ze zeggen ook wel eens dat de mail de to-dolijst is waar iedereen iets op kan zetten, want eigenlijk zit in jouw prioriteiten niet in de inbox. Een mailtje van iemand is vaak een verzoekje iemand wil iets van jou, maar dat hoeft niet per se bij te dragen aan jouw doelen. Daarom zet ik sowieso in de ochtend mijn inbox niet aan. Ik begin dus met mijn allerbelangrijkste taak op een dag eerst en daarna zet ik pas de inbox open en kijk ik wat mensen van mij willen. Natuurlijk moet je soms ook een middeltje sturen naar iemand anders, omdat je iets van iemand anders wil. Mijn tip is dus: zet je wil niet de hele dag aan. Kies een aantal momenten misschien is een half uur per dag voor jou genoeg, misschien in jouw baan is dat drie keer per dag misschien. En als je in een bedrijf werkt waar een onwijze e-mail cultuur heerst, kun je ook in je handtekening zetten dat je bijvoorbeeld op bepaalde tijden je e-mail checkt en deze tijden erbij zet. Zodat mensen weten wat ze van je kunnen verwachten en dat een antwoord soms iets langer kan duren.

Geheim drie

Ik maak op zondag een planning voor de hele week. Ik ga zondag zitten met de planner en dat is soms echt maar een kwartiertje om eventjes de week vooruit te kijken. Welke afspraken heb ik? Zijn er dingen die ik daarvoor moet doen? Welke doelen wil ik heel graag bereiken? En wat zijn de kleine stapjes die ik deze week ga zetten richting dat doel? En deze planning in, in mijn planner. Dit geeft mij heel veel rust, richting en overzicht, omdat ik precies weet elke dag wat ik moet doen, om dus dichter bij mijn doel te komen. 

Geheim vier

Ik archiveer al mijn WhatsApp-berichten. Ik heb nooit een hele lijst met berichten openstaan of groepsgesprekken waarvan ik niet weet of ik nou wel of geen actie op moet ondernemen. Dus wat ik doe, is als ik een whatsappje krijg en ik heb daarop gereageerd en er is voor mij geen actie meer vereist. Dan archiveert ik dus dat gesprek, je bent hem dus niet kwijt. Hij staat alleen niet in je inbox en als er nog wel een actie voor mij is, dan laat ik die dus even openstaan totdat ik actie heb ondernomen daarop en dan archiveert ik hem, bijvoorbeeld dat je nog een datum moet doorgeven voor een afspraak of iets. Wat dit doet, is onwijs veel rust brengen. Het geeft me zoveel rust. Ik werd namelijk heel erg onrustig van een hele volle Whatsapp, net zoiets als een volle E-mailinbox van allemaal mensen die iets van je willen, maar bij Whatsapp, was het niet mensen die zo mee willen, maar ik wist eigenlijk niet met hoeveel dingen eigenlijk nog iets moest. Dus voor mij voelde het heel overweldigend dat ik met al die gesprekken nog iets moest. Maar sinds ik het archiveert, heb ik heel duidelijk van hé er is nog één iemand die ik moet antwoorden. En dan archiveert ik hem. Deze tip heeft voor mij en voor de mensen die ik deze al verteld heb heel veel verschil gemaakt. Die zitten dus minder op Whatsapp hebben en die ervaren dus veel meer rust, omdat ze het gevoel hebben dat er veel minder losse eindjes zijn en dus niet een onzeker gevoel hebben dat ze nog ergens actie op moeten ondernemen. 

Geheim vijf

Ik werk met batches en met themadagen. Batchen is dat je gelijksoortige taken op hetzelfde moment doet, dus dat je één blok pakt om alleen maar e-mailtjes te beantwoorden of één blok om alleen maar facturen te betalen. Maar ik heb dit nog verder doorgevoerd. Ik werk namelijk met themadagen. Voor mij zijn themadagen echt heel erg belangrijk, want ik weet precies wat ik op welke dag moet doen en het zijn allemaal gelijksoortige taken. Dus bijvoorbeeld maandag is mijn content dag en op die dag schrijf ik dus alleen maar content, dus dan schrijf ik blogs, ik schrijf social media post en op woensdag bijvoorbeeld is mijn administratiedag en verwerk ik alles wat te maken heeft met administratie.

Het voordeel is dus dat je gelijksoortige taken batcht en tegelijkertijd doet, waardoor je dus minder hoeft te schakelen tussen verschillende taken. Je gaat ook niet multitasken want je bent gewoon met één ding bezig. En het kost je dus ook minder energie. Want het schakelen tussen taken, tussen bijvoorbeeld iets creëren en iets uitvoeren, dat kost energie. Dus hoe beter dit kan batchen, hoe productiever je wordt. Ga eens kijken of jij misschien met jouw werk ook themadagen kan maken. Zijn er bijvoorbeeld taken die je op bepaalde dagen kunt doen? Of heb jij meerdere bedrijven en kan je bedrijf-één op dag één doen, bedrijf-twee op dag twee en zo kun je jouw week vullen met dus extreme batching. 

Geheim zes

Ik heb alle notificaties uitstaan. Er is geen notificatie die op mijn telefoon komt. Dus geen mailtje, dus geen WhatsApp-berichtjes, geen social media, push berichten, helemaal niets, dus dat is voor mij heel erg rustgevend. Ik heb dat ook op mijn computer, dus er zijn eigenlijk geen pop-ups of dingen die mij afleiden of die mij naar een social media trekken, terwijl ik eigenlijk bij mijn belangrijke taak bezig ben. Dit geeft extreme focus. Hierdoor kan ik beter diep werk doen en ben ik meer gefocust en geconcentreerd aan het werk. Ik laat me dus gewoon niet zo snel afleiden. Kijk eens eventjes in je telefoon om die instellingen uit te zetten en dat je dus geen berichtjes meer krijgt, ook die WhatsApp-berichtjes uitzetten. Je kan altijd, wanneer jij de behoefte hebt, naar Whatsapp gaan om de berichtjes te lezen. 

Geheim zeven

Ik leg alles vast wat ik bedenk, dus als ik een actie bedenk, dan zet ik hem in m'n planner of als ik een idee bedenk, dan zet ik het in mijn Trello bord. Of als mij iets anders te binnenschieten dan leg ik dit vast. Je brein moet je zien als een werkgeheugen en in werkgeheugen van de computer loopt natuurlijk ook wel eens vol. Het belangrijkste is dus om die schijf leeg te houden en om het werkgeheugen zo optimaal mogelijk te houden. Dus wat ik doe, is dus alles wat er in m'n hoofd zit, schrijf ik op, zodat er heel veel ruimte is voor strategie, processen, creativiteit en daarnaast geef me dit heel veel rust, want ik heb dus betrouwbare systemen zoals mijn planner en Trello wat ik gewoon dagelijks gebruik en dagelijks check, zodat er nooit een taak vergeten wordt. Dus zorg voor jezelf dat je een goed systeem inricht waar je alles opschrijft wat er in je hoofd zit, zodat je niet hoeft te onthouden, want we kunnen maar een beperkt aantal dingen onthouden totdat die schijf vol is. Dan krijg je natuurlijk heel vaak het gevoel dat je overspoelt en dat is natuurlijk helemaal niet productief, want meeste mensen vallen dan stil. Dus zorg dat je alles lekker gaat opschrijven of vastleggen digitaal in één systeem, waar je ook vertrouwt.

Geheim acht

Naast de themadagen werk ik ook met focus blokken. Een focus blok is een moment van twee tot drie uur, waar ik aan één belangrijke taak werk. Bijvoorbeeld meteen van negen tot elf doe ik een belangrijke taak, dus op maandag, op mijn content dag, schrijf ik dan mijn eerste blog. Daar ga ik dan helemaal gefocust in zitten. Ik laat me niet afleiden en zodra dat blog klaar is en mijn focus blok is afgelopen, neem ik even korte pauze, loop ik even een rondje hier en ga ik daarna aan m'n volgende: focus blok. Probeer minimaal één focus blok per dag in te plannen, zodat je aan je belangrijke doel kan werken, want we zijn heel erg geneigd om ons belangrijke doel weet je vooruit te schuiven, want er zijn andere dingen ‘’urgenter", er zijn altijd brandjes die geblust moeten worden, maar daardoor kom jij nooit aan je belangrijke doel toe. Die verschuift steeds en dat is heel frustrerend, want dat is iets wat voor jou belangrijk is. Leer jezelf dus een gewoonte aan om met focus blokken te werken en bijvoorbeeld van negen tot elf meteen de belangrijkste van de dag te doen. En je zou eventueel dus met meer focus blokken kunnen werken. En tijdens van focus blok zorg je dat je niet afgeleid wordt, dat je je collega's even informeert. Desnoods zet je noise-canceling headphone op en leg je je telefoon eventjes weg. 

Geheim negen

Ik stel bijna niets uit, ik doe wat ik plan, ik doe gewoon wat ik moet doen. Ik laat het uitstelgedrag mij niet leiden. Tuurlijk zijn er wel eens dingen waar ik minder zin in heb. Maar wat je misschien vaker gemerkt hebt, als je iets uitstelt, dat dit een heel slepend en energieslurpend ding word, jij gaat er steeds meer tegenop zien. Het kost heel veel tijd. Het kost heel veel denkcapaciteit, want je denkt de hele tijd o, daar moet ik iets mee. Hij wordt steeds verschoven op je planning, dus hij moet steeds weer opnieuw opgeschoven worden. En dat kost dus gewoon veel tijd. Vaak, als je dan eenmaal toch die taak hebt gedaan, dan denk je: was dit alles, dan heb je het misschien in een half uur gedaan of misschien een uurtje, maar je ziet taak afgerond. Het meeste wat we dus denken is van "o, dit viel eigenlijk heel erg mee". Nou, als je dat in gedachten houdt en dat een taak in de kern wel meevalt. Het is alleen jij die het er een heel verhaal omheen maakt, die het moeilijk maakt, die het zwaar maakt. Laat die verhalen los, doe gewoon wat je moet doen en onderneem actie. Heb jij een doel? Zorg gewoon dat je je houdt aan je eigen planning, zonder uit te stellen.

Geheim tien

Ik reflecteer elke week in mijn dagboek. Elke week schrijf ik in dit boek, mijn reflectie. Dit doe ik al jaren. Dus ik heb al een heel mooi boek volgeschreven met al mijn lessen over mijn werk, maar ook over mij als persoon. Elke vrijdag neem ik dus een moment om te reflecteren en dan kijk ik terug van hoe heb ik deze week ervaren, heb ik gedaan wat ik moest doen? Ben ik dichter bij m'n doelen gekomen? Heb ik misschien uitstelgedrag vertoond? En waar dan? En waarom dan? Dus zo graaf ik heel erg door in mezelf om bewuster te worden en om het te kunnen veranderen. Want vaak hebben we bijvoorbeeld wel uitstelgedrag, maar hebben we het niet eens door. We zijn zo onbewust dingen aan het uitstellen die ons dus energiekosten en dat is gewoon heel erg zonde. Maar als je dus bewust stilstaat bij je eigen proces, bij je eigen groei, dan zul je zien dat je sneller actie kan ondernemen op niet werkend gedrag waardoor je dus weer een productieve persoon wordt. 

Ik hoop dat je mijn geheime interessant vond en dat je deze ook gaat toepassen om zelf de meest productieve persoon uit je omgeving te worden, vond je deze blog interessant of heb je nog vragen, aarzel dan niet om met on in contact te komen.